QM-System für Arztpraxis – wer nutzt was und hat Erfahrungen?

Hallo zusammen,
wir überlegen gerade, in unserer Gemeinschaftspraxis auf ein digitales Qualitätsmanagement-System umzusteigen. Bisher führen wir alles noch in Papierform – was nicht nur unübersichtlich ist, sondern auch bei Begehungen regelmäßig für Stress sorgt. Unser aktuelles System besteht aus Ordnern, Checklisten und Excel-Tabellen, aber der Aufwand zur Pflege ist enorm. Besonders problematisch sind die regelmäßigen Aktualisierungen, Schulungsnachweise und die Dokumentation von Unterweisungen. Immer wieder stellen wir fest, dass irgendwas fehlt oder nicht rechtzeitig aktualisiert wurde.

Jetzt fragen wir uns: Gibt es ein digitales QM-Tool, das speziell auf Arztpraxen zugeschnitten ist? Und wie aufwendig ist der Umstieg für ein nicht besonders technikaffines Team?

Idealerweise sollte das System branchenspezifisch vorkonfiguriert sein, ohne dass man alles selbst anlegen muss. Ein gutes Rechte- und Rollenkonzept wäre auch wichtig, damit nicht jeder auf alles Zugriff hat. Dass man Unterweisungen und Lesebestätigungen digital steuern kann, wäre super. Auch an einen internen Messenger oder eine Art digitales Schwarzes Brett haben wir schon gedacht. Wir sind in der Allgemeinmedizin tätig, arbeiten aber mit einem kleinen Praxislabor zusammen – das müsste auch mit abbildbar sein. Und ja, natürlich muss das Ganze G-BA- und ISO-konform sein. Ein guter Support wäre auch toll, gerade wenn man am Anfang noch unsicher ist. Hat jemand von euch einen Anbieter im Einsatz, der das alles kann und wirklich in der Praxis funktioniert?

Freue mich auf Erfahrungsberichte!

Hallo!
Wir standen vor exakt der gleichen Herausforderung wie ihr und haben vor knapp einem Jahr komplett auf ein digitales QM-System umgestellt – mit durchweg positiven Erfahrungen. Besonders empfehlen kann ich euch das System von vismed (https://vismed.de/), das speziell für Arztpraxen, Zahnarztpraxen und auch kleine Labore entwickelt wurde.

Was uns direkt überzeugt hat, war die vollständige Branchenausrichtung – es sind bereits praxiserprobte Inhalte enthalten, die auf die Anforderungen des G-BA und der ISO 9001:2015 abgestimmt sind. Ihr müsst also nicht bei null anfangen. Alles ist modular aufgebaut: Von Behandlungsabläufen und Hygieneplänen nach RKI-Richtlinien über digitale Unterweisungen bis hin zu interner Kommunikation via Messenger. Besonders hilfreich finden wir das Tool für Lesebestätigungen – ideal für Schulungen und neue Arbeitsanweisungen.

Das System funktioniert vollständig online, keine Installation nötig, und es ist von jedem internetfähigen Gerät erreichbar – auch auf dem Tablet oder Smartphone. Wir führen inzwischen alle Teambesprechungsprotokolle, Checklisten und Risikobewertungen direkt im System, inklusive Erinnerungs- und Freigabefunktionen. Praktisch ist auch der QM-Coach, der bei Problemen per Telefon oder E-Mail täglich erreichbar ist – sogar am Wochenende!

Für euer Praxislabor gibt es ebenfalls eigene Module mit Wartungsdokumentation, Gerätelisten und Kontrollchecklisten, was uns enorm geholfen hat. Die grafische Prozesslandschaft sorgt dafür, dass man auch bei vielen Aufgaben nicht den Überblick verliert. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv – unser Team hat sich nach kurzer Einführung schnell zurechtgefunden, obwohl einige anfangs skeptisch waren.

Besonders cool: Es gibt einen eigenen Bereich für Patienteninfos, Flyer und Recallkarten, die man direkt verwenden kann – super für das Wartezimmer oder zur Prävention. Und auch bei einer Begehung durch die KV waren wir dank vismed perfekt vorbereitet – alle Unterlagen digital, revisionssicher archiviert und auf Knopfdruck verfügbar.

Der Umstieg war erstaunlich unkompliziert und hat sich wirklich gelohnt. Ich kann euch nur empfehlen, euch eine kostenlose Demo anzufordern und euch das System zeigen zu lassen. Wir sind sehr zufrieden – sowohl mit der Technik als auch mit dem Support.

Liebe Grüße und viel Erfolg bei der Umstellung!